Delano A. Chambers, Paul Gyles
En la era de la Ley de Modernización de la Seguridad Alimentaria (FSMA), si el análisis de peligros identifica un peligro que requiere un control preventivo, la instalación debe tener un plan de retiro por escrito que describa los procedimientos para realizar un retiro del producto. En el centro de este requisito previo se encuentra la capacidad de realizar el seguimiento del producto de uno a uno hasta los clientes y de uno a uno hasta los proveedores (uno arriba/uno atrás), que no se encontraba, lo que dio lugar a un enorme rastro de papel con registros enrevesados y largas sesiones de retiro simuladas. Con un seguimiento limitado del producto, el alcance del producto potencial implicado en sesiones de retiro simuladas podría paralizar la marca y el negocio en sesiones de retiro reales. De este modo, se buscó un enfoque de seguimiento del producto en tiempo real utilizando números de órdenes de compra. Si bien son únicos para cada empresa, los números de órdenes de compra una vez emitidos tienen cantidad, descripción, fecha y hora vinculadas a cada número emitido, un buen candidato para dicha tarea en el proceso de manipulación a granel. La orden de compra emitida por el cliente se emparejó con las órdenes de compra internas emitidas a proveedores y vendedores. El número de orden de compra emitido por el proveedor/vendedor se emparejó con los números emitidos internamente, lo que dio como resultado uno de los cuatro métodos para recuperar el historial completo utilizando una interfaz de usuario personalizada: el número de orden de compra del cliente, el número de orden de compra emitido por el proveedor/vendedor, el número de orden de compra interna o el rango de fechas. Los resultados se produjeron en segundos en comparación con el enfoque anterior de horas y días. Se redujo significativamente la brecha y el alcance del producto potencialmente afectado. El enfoque demostró con éxito en auditorías regulatorias, de clientes, internas y voluntarias como el Programa de Alimentos Seguros y de Calidad (SQF) desde que se implementó en marzo de 2019. Si el empleado no trasladaba la materia prima a la orden de venta del cliente mediante escaneo, o manualmente si el escáner no funcionaba, se perdería el rastro del producto y, de ese modo, se implementarían controles para garantizar que los pedidos no se puedan cerrar sin rendición de cuentas. El tiempo ahorrado ahora se enfoca en mejorar aún más el proceso, los clientes y las relaciones con los proveedores.